Datenschutzrichtlinie

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-14

1. Wer wir sind und wer Ihre Daten verarbeitet

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verkaufsplattform Archiv Profi unter archivprofi.shop.

Archiv Profi, Schillerstraße 42, 60313 Frankfurt am Main, Deutschland, ist als unabhängiger Mehrmarken-Fachhändler für Ablage, Archivierung und Büroorganisation mit Markenvergleich tätig, unter anderem für Leitz, Esselte, VELOFLEX, FALKEN, Bankers Box und PAGNA. Das Angebot besteht seit 2016. Unsere Servicezusage ist: Klare Beratung vor dem Kauf und verlässliche Unterstützung nach der Lieferung.

Der laufende Betrieb der Plattform wird verantwortet durch die Kontor Nord Organisation Verwaltungs UG, eine unabhängige Handels- und Servicegesellschaft mit Sitz in Deutschland, die Sortimentspflege, Bestellabwicklung und Kundenservice für spezialisierte Bürobedarfsangebote bündelt.

• Rolle von Archiv Profi: Storefront und Sortiment für Büroorganisation, mit Produktinformationen und Serviceabläufen zum Vergleichen und Kaufen.
• Rolle der Kontor Nord Organisation Verwaltungs UG: Betreibergesellschaft der vorliegenden Verkaufsplattform, die im Auftrag der Storefront den laufenden Betrieb, die Inhalte und den Kundendialog verantwortet. Dazu gehören Betrieb und Pflege der Verkaufsplattform inklusive Sortiment, Produktinformationen und Serviceabläufen, die kaufmännische Abwicklung von Bestellungen, Zahlungen über die angebotenen Methoden und Kundenanfragen sowie Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung und Koordination von Versand- und Rückgabeprozessen gemäß den hinterlegten Konditionen.

Für den Datenschutz arbeiten Storefront und Betreibergesellschaft zusammen: Die Betreibergesellschaft setzt die technische und organisatorische Datenverarbeitung für Bestellung, Zahlung, Versand, Rückgabe und Kundendialog um und stellt sicher, dass Anfragen zu Vertragsbedingungen, Gewährleistung und Datenschutz rechtlich geprüft, beantwortet und dokumentiert werden.

2. Welche Informationen wir erhalten

2.1 Informationen, die Sie uns mitteilen

Wenn Sie bei Archiv Profi einkaufen oder Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie selbst bereitstellen:

• Kontakt- und Bestelldaten: Name, Liefer- und Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer bei Bedarf für Versand- oder Supportrückfragen.
• Bestell- und Kaufdetails: gewählte Artikel für Ablage, Archivierung und Büroorganisation, Mengen, Preise in EUR, ggf. Angabe des Codes SAVE15 im Checkout, Lieferwunsch und Mitteilungen zur Bestellung.
• Support- und Reklamationsangaben: Bestellnummer falls vorhanden, Anliegen und gewünschtes Ergebnis, Fotos oder Beschreibungen bei Transportschäden oder Qualitätsbeanstandungen, sowie Angaben zu Produktdetails und Supportangaben im Rahmen der Gewährleistung.
• Datenschutz- und Vertragsanfragen: Art des Anliegens und betroffene Bestellung oder Datenbereich sowie Kontakt für Rückfragen.

2.2 Automatisch erfasste Informationen

Beim Besuch von archivprofi.shop werden technisch erforderliche Daten automatisch verarbeitet, um die Seite sicher und funktionsfähig bereitzustellen:

• Geräte- und Nutzungsdaten: Browsertyp, Betriebssystem, aufgerufene Seiten, Verweildauer, Warenkorb- und Checkout-Schritte, Verweis-URL.
• Technische Protokolldaten: IP-Adresse in gekürzter oder protokollierter Form, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Fehlermeldungen zur Sicherstellung des Betriebs.
• Checkout- und Sicherheitsdaten: Informationen zur Verhinderung von Missbrauch und zur korrekten Anwendung der Checkout-Regeln, einschließlich der Coupon-Berechtigung für SAVE15.

2.3 Transaktions- und Supportaufzeichnungen

Zur Abwicklung und Nachvollziehbarkeit speichern wir geschäftliche Vorgänge:

• Transaktionsaufzeichnungen: Bestellbestätigung, Zahlungsstatus bei Kreditkarte und PayPal, Versand mit Standardversand für 8,00 € und kostenlosem Versand ab 45,00 €, Lieferstatus sowie Rückgaben, die innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung akzeptiert werden.
• Garantie- und Supportverläufe: Garantieinformationen richten sich nach den Produktdetails und den Supportangaben; hierzu speichern wir Anfragen, Prüfungsergebnisse, Austausch- oder Reparaturkoordination und Kommunikation über den Kundensupport per E-Mail.
• Serviceprotokolle: Erfassung, interne Weiterleitung an das Fachteam und Rückmeldung mit Lösung oder Zwischenstand, mit Eingangsreihenfolge an Werktagen.

3. Wofür wir Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten nur für festgelegte, verständliche Zwecke:

• Bereitstellung des Shops: Darstellung von Sortiment, Produktinformationen, Markenvergleich und Checkout-Funktionen.
• Bestellabwicklung: Prüfung von Verfügbarkeit, Anwendung der Checkout-Regeln einschließlich SAVE15 für 15% Rabatt auf berechtigte Artikel, Zahlungsabwicklung, Versandvorbereitung und Lieferung.
• Kundenservice vor und nach der Lieferung: Klare Beratung vor dem Kauf und verlässliche Unterstützung nach der Lieferung, Statusauskünfte zu Bestellung, Zahlung und Lieferung im Rahmen der hinterlegten Konditionen sowie Bearbeitung von Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung.
• Qualität und Sicherheit: Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung, Betrugsprävention, Fehlerbehebung und Sicherung der Plattform.
• Rechtliche Pflichten: Buchhaltung, Gewährleistung nach Produktdetails und Supportangaben, Beantwortung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen sowie Dokumentation gemäß den Seiten zu Recht und Datenschutz.

4. Dienstleister und Weitergabe

Wir geben Daten nur weiter, soweit dies für Betrieb, Abwicklung und Support erforderlich ist:

• Betrieb und Pflege der Plattform: Hosting-, Wartungs- und IT-Dienstleister im Auftrag der Kontor Nord Organisation Verwaltungs UG.
• Versand und Logistik: Versanddienstleister zur Zustellung und zur Koordination von Versand- und Rückgabeprozessen gemäß den hinterlegten Konditionen.
• Kundenservice: Fachteams für die zentrale Annahme und Zuordnung aller allgemeinen Anfragen sowie für Eskalationen an Pre-Sales und After-Sales.
• Behörden und Rechtsdienstleister: Nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Durchsetzung von Vertragsbedingungen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Es werden keine externen offiziellen Domains als dieser Store ausgegeben; die maßgebliche Domain für diesen Store ist archivprofi.shop.

5. Zahlungsabwicklung

Wir akzeptieren Kreditkarten und PayPal. Die Zahlung wird über die jeweils angebotenen Zahlungsmethoden abgewickelt:

• Bei Kreditkarte werden Karten- und Transaktionsdaten an den beteiligten Zahlungsdienstleister übermittelt, um Zahlung und Betrugsprüfung durchzuführen.
• Bei PayPal werden Sie zu PayPal weitergeleitet; dort gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von PayPal. Wir erhalten von PayPal Zahlungsbestätigung, Transaktionskennung und Status zur Zuordnung Ihrer Bestellung.

Die kaufmännische Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen über die angebotenen Methoden erfolgt durch die Betreibergesellschaft. Bitte geben Sie Zahlungsdaten nur im gesicherten Checkout oder bei PayPal ein, nicht per unverschlüsselter E-Mail.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies und ähnliche Speichertechnologien, um archivprofi.shop nutzerfreundlich und sicher zu betreiben:

• Unbedingt erforderliche Cookies: für Warenkorb, Checkout, Anmeldung, Sicherheit und Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl.
• Funktionale Speicherung: etwa für Spracheinstellung Deutsch, Währung EUR und zuletzt angesehene Fachsortimente.
• Messung und Verbesserung: nur soweit aktiviert, zur anonymisierten oder pseudonymisierten Auswertung von Nutzung und zur Verbesserung von Sortiment, Produktinformationen und Serviceabläufen.

Sie können Cookies in Ihrem Browser verwalten, einschränken oder löschen. Bei Deaktivierung unbedingt erforderlicher Cookies können Warenkorb und Checkout eingeschränkt sein, einschließlich der Eingabe von SAVE15 im Checkout.

7. Sicherheit

Wir schützen Kundendaten durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, darunter verschlüsselte Übertragung im Checkout, Zugriffsbeschränkung auf Fachteams, Protokollierung von Bearbeitungsschritten und getrennte Ablage von Bestell-, Zahlungs- und Supportdaten. Anfragen außerhalb der Servicezeiten werden am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge bearbeitet; dringende Versandstopps melden Sie bitte frühzeitig über den primären Kontakt.

8. Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke und gesetzliche Pflichten erforderlich ist:

• Bestell- und Rechnungsdaten: für die Dauer der Vertragsabwicklung einschließlich Versand, Rückgaben innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung sowie Gewährleistung nach Produktdetails und Supportangaben, zuzüglich steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Supportverläufe: bis zur abschließenden Klärung und zur Qualitätssicherung für vergleichbare Anfragen.
• Protokoll- und Sicherheitsdaten: kurzfristig zur Sicherstellung von Betrieb und Missbrauchsabwehr, danach Löschung oder Anonymisierung.
• Datenschutzanfragen: zur rechtlichen Prüfung, Rückmeldung und Dokumentation gemäß den Seiten zu Recht und Datenschutz.

9. Ihre Wahlmöglichkeiten

Sie entscheiden über die Nutzung Ihrer Daten im Rahmen der Bestell- und Serviceprozesse:

• Bestellangaben können Sie vor Abschluss im Checkout prüfen und korrigieren.
• Für Statusauskünfte zu Bestellung, Zahlung und Lieferung halten Sie bitte Bestellnummer, Anliegen und gewünschtes Ergebnis bereit und wenden sich an support@archivprofi.shop.
• Newsletter oder Werbung erhalten Sie nur, wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben; eine Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit in Ihrem Browser anpassen.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ggf. Widerruf erteilter Einwilligungen. Zur Bearbeitung von Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschersuchen wenden Sie sich an unsere Fachstelle für Recht und Datenschutz:

• E-Mail Recht und Datenschutz: recht@archivprofi.shop
• Bitte angeben: Art des Anliegens und betroffene Bestellung oder Datenbereich sowie Kontakt für Rückfragen.
• Bearbeitung: Rechtliche Prüfung, Rückmeldung und Dokumentation gemäß den Seiten zu Recht und Datenschutz, Antwort in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

11. Minderjährige

Unser Angebot für Ablage, Archivierung und Büroorganisation richtet sich an geschäftsfähige Kunden. Minderjährige dürfen nur mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten bestellen. Wenn Sie als erziehungsberechtigte Person eine unbefugte Datenübermittlung vermuten, kontaktieren Sie uns, damit wir den Vorgang prüfen und gespeicherte Daten im erforderlichen Umfang löschen können.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Sortiment, Serviceabläufe, Zahlungsmethoden oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf archivprofi.shop abrufbar, erkennbar am Datum Zuletzt aktualisiert: 2026-09-14. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir im Shop oder per E-Mail hin.

13. Kontakt für Kundenservice sowie Recht und Datenschutz

Allgemeiner Kundensupport per E-Mail: support@archivprofi.shop für zentrale Annahme und Zuordnung aller allgemeinen Anfragen, Statusauskünfte zu Bestellung, Zahlung und Lieferung im Rahmen der hinterlegten Konditionen, Erfassung, interne Weiterleitung an das Fachteam und Rückmeldung mit Lösung oder Zwischenstand. Antwort in der Regel innerhalb eines Werktages.

Fachstelle Recht und Datenschutz: recht@archivprofi.shop für Anfragen zu Vertragsbedingungen, Gewährleistung und Datenschutz.

Servicezeiten: Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr, samstags geschlossen, Zeitzone Europe/Berlin. Anfragen außerhalb der Servicezeiten werden am nächsten Werktag in Eingangsreihenfolge bearbeitet.

Postanschrift: Archiv Profi, Schillerstraße 42, 60313 Frankfurt am Main, Deutschland. Betrieb und Pflege der Verkaufsplattform durch Kontor Nord Organisation Verwaltungs UG.